Cool bleiben im Change

Es ist Sommer und es ist warm. Endlich, sagen die einen. Ist mir zu heiß, sagen die anderen. Und manchen ist es völlig egal, sie nehmen die Dinge, wie sie kommen. Ein bisschen erinnert das an Change-Projekte. Aber zugegeben: nur ein bisschen. Denn Veränderungs- und Transformationsprozesse sind natürlich wesentlich mehrschichtiger als das persönliche Empfinden über Sommer und Wärme. Und genau wegen dieser Komplexität geht es im Change manchmal durchaus hoch her.

Dabei ist es so wichtig wie nie, Transformationsprozesse zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Die Geschäftswelt steht vor beispiellosen Herausforderungen und die Notwendigkeit und das Tempo von Change sind deutlich gestiegen.

Unternehmen haben keinen Spielraum mehr für Fehlschläge in Transformationsprojekten. Sie verlieren damit zu viel Geld, Zeit und motivierte Mitarbeitende.

Jennifer Reckow

 

Bereits seit Längerem erleben wir die Zeitenwende: Von VUCA zu BANI und die Aussage „Wandel ist die einzige Konstante“ beschreibt treffend die aktuelle Situation, in der Unternehmen agieren. In diesem Kontext sind Change Management und Organisationsentwicklung nicht mehr nur Optionen, sondern essenzielle Strategien, um Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen. Denn: Veränderungen lassen sich nicht aufhalten. Sie lassen sich aber durch aktives und professionelles Change-Management positiv gestalten.

7 Tipps für (mehr) Coolness im Change

Gemeinsam mit und vor allem für unsere Kunden haben wir in den vergangenen 22 Jahren erfolgreich Change-Projekte begleitet und zum Abschluss gebracht. Und natürlich gab es auch da die Phasen, in denen es „heiß“ her ging. Das liegt in der Natur der Sache bzw. an den Phasen der Organisationsveränderung. Wir haben unsere Consultants gefragt, welche Tipps sie für mehr Resilienz und Coolness beim Umgang mit Herausforderungen in Change-Projekten haben. Ihre Antworten haben wir in 7 Tipps zusammengefasst:

1. Strukturiertes Vorgehen auf Basis einer Change-Architektur

Informieren Sie sich darüber, wie Veränderungen ablaufen, welche Phasen ein Change-Prozess hat und was man tun muss, um am Ende eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit zu haben. Es gibt zahlreiche Modelle, um Change-Management-Prozesse zu strukturieren – das ist die Basis für Ihre Change- Architektur. Wählen Sie das zu Ihrem Unternehmen passende Modell und erstellen Sie darauf aufbauend einen klar strukturierten Ablaufplan. Das wird Sie vor Abweichungen im laufenden Change-Prozess zwar nicht schützen, hilft aber dabei, den Prozess immer wieder „aufs Gleis“ zurückzuführen und die Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

2. Transparente und emphatische Kommunikation

Die Kommunikation spielt in allen Phasen des Change-Projektes eine essenzielle Rolle. Machen Sie sich bewusst, was Sie in welcher Phase wem mit welchem Ziel auf welchem Weg und in welcher Tonalität kommunizieren wollen. Fragen Sie sich, was sich im (Arbeits-)Leben ihrer Mitarbeitenden geändert haben soll, wenn sie diese oder jene Information erhalten und ob die spezifische Information dieses Ziel wirklich erreicht. Überlegen Sie auch, auf welchen Wegen Ihre Mitarbeitenden Ihnen Feedback geben oder Fragen stellen können. Pro-Tipp: Nehmen Sie sich die Zeit und gehen Sie regelmäßig in direkte Gespräche „auf dem Flur“ mit Ihren Mitarbeitenden. Manche Hürde und mancher Widerstand wurden auf diese Weise erkannt, bevor sie negative Auswirkungen auf den Change-Prozess haben konnten.

3. Engagement und Vorbildfunktion der Führungskräfte

Mangelnde Führung ist neben unzureichender Kommunikation der zweithäufigste Grund, warum Change-Projekte scheitern. Denn auch Führungskräfte haben Zweifel, Ängste oder Sorgen, was den Ausgang von Transformationsprozessen angeht. Machen Sie sich bewusst, dass Ihre Führungskräfte wichtige Multiplikatoren im Unternehmen sind und sich ihre Einstellung zum Change-Vorhaben auf die Mitarbeitenden auswirkt. Geben Sie Ihren Führungskräften daher zielgerichtet alle Informationen und Werkzeuge an die Hand, damit sie sich hinter Ihr Change-Vorhaben stellen und ihrer wichtigen Vorbild-Funktion wirksam nachkommen können. Richten Sie einen offenen Kommunikationskanal für sie ein, um Fragen zeitnah zu beantworten und Feedback zu erhalten.

4. Beachten von Change-Typen und Generationsunterschieden

Menschen gehen unterschiedlich mit Veränderungen um. Everett Rogers, ein amerikanischer Soziologe, unterscheidet in seiner Diffusionstheorie 5 verschiedene Typen im Umgang mit Innovationen, die sich auch auf Change-Adaption übertragen lassen: Innovators, Early Adopters, Early Majority, Late Majority und Laggarts. Machen Sie sich mit diesem Modell vertraut und passen Sie Ihre Kommunikation an diese Zielgruppen entsprechend an. Insbesondere die Innovators und Early Adopters können zu wertvollen Change-Botschaftern im eigenen Unternehmen werden und die restlichen Gruppen mitziehen. Achten Sie außerdem darauf, wie viele verschiedene Generationen in Ihrem Unternehmen arbeiten und vom Change-Vorhaben betroffen sind. Die verschiedenen Generationen gehen nämlich sehr unterschiedlich mit Veränderungen um. Auch das sollten Sie in Ihrer Kommunikationsstrategie berücksichtigen.

5. Akzeptanz und persönliche Handlungsoptionen

Machen Sie sich zwei Dinge bewusst: Sie werden es nie allen Menschen recht machen und in Change-Prozessen wird es immer Phasen geben können, die sich wie eine Achterbahnfahrt anfühlen. Akzeptieren Sie diese Tatsachen und entwickeln Sie im Vorfeld Handlungsoptionen dafür. Gehen Sie in emotional aufgeladenen Situationen auf die Sachebene zurück. Erinnern Sie sich selbst daran, dass alles lösbar ist und richten Sie Ihren Blick auf das, was nach dem Change-Projekt besser sein wird. Treten Sie einen Schritt zurück, um sich einen Überblick über die Gesamtsituation zu verschaffen und vergewissern Sie sich dabei, dass Sie wirklich am eigentlichen Problem und nicht nur an einem Symptom davon arbeiten.

6. Erfolge feiern und positive Assoziationen gestalten

Ein Transformationsprozess entspricht eher einem Dauerlauf, denn einem Sprint. Sie müssen also sich selbst, Ihre Führungskräfte und Multiplikatoren und alle anderen Mitarbeitenden über einen längeren Zeitraum motiviert und engagiert halten. Kreieren Sie durch Ihre Kommunikation und Ihr Verhalten eine positive Atmosphäre. Wertschätzen Sie die vielen kleinen Schritte, die erfolgreich hin zum Change-Ziel gegangen werden. Dafür reicht oft schon ein ehrliches »Danke« und je nach Anlass auch mal eine kleine Feier. Teilen Sie erfolgreiche Change-Stories und sprechen Sie über Erreichtes. Bleiben Sie dabei aber ehrlich. Es geht nicht um »Schönmalerei«, es geht um Commitment, Transparenz und Lösungen und am Ende um Vertrauen und Zuversicht.

7. Rücksprache mit Vertrauensperson und Sparringspartner

Change ist kein Selbstläufer. Es braucht aktives Vorantreiben und professionelles Management, um Change-Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. Ein vertrauenswürdiger Partner, der von außen reflektiert und neue Denkanstöße gibt, kann hier von großer Bedeutung sein. Suchen Sie sich Vertrauenspersonen sowohl auf der persönlichen als auch auf der fachlichen Ebene und gehen Sie in den Austausch. Manchmal geht es um den Blick fürs Detail, manchmal darum, die Situation von oben zu betrachten und im Ganzen zu bewerten. Am Ende geht es immer um eines: Um den erfolgreichen Abschluss Ihres Change-Projektes, damit Ihr Unternehmen stabil und gleichzeitig ausreichend flexibel auf die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen reagieren kann.

Wenn Sie Fragen zu Organisationsentwicklung und Change Management haben oder Unterstützung bei Change-Projekten benötigen, kontaktieren Sie uns. Als mehrfach ausgezeichnete Unternehmensberatung mit über 20 Jahren Erfahrung und über 180 zufriedenen Kunden stehen wir Ihnen gern zur Seite.