Raum für Veränderung durch Prozessorientierung.

Interview mit Andrea Maurer-Schlangen, Expertin für Büro-Konzeption & Change Management.

Andrea Maurer-Schlangen ist Mitglied im Vorstand des Fachverbands Change Management des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberatungen (BDU e.V.) und Expertin für New Work-Konzepte und Change Management. Mit ihrem Unternehmen, der CMMaurer GmbH, schafft sie Raum für Veränderung und organisatorische Entwicklung durch maßgeschneiderte Arbeitsumfelder für hybride Zusammenarbeit.

Mit ihrer speziell unter den Aspekten von New Work konzipierten Premium Location „Thiiird Place“ bietet sie zudem Räumlichkeiten für Seminare, Workshops und Meetings, die kreative Methoden sowie agile Arbeitsweisen fördern. Im Interview berichtet die Change-Expertin darüber, wie durchdachte Raumkonzepte auf die optimalen Prozesse im Unternehmen einzahlen und wie man Mitarbeitende auch in Zeiten mobilen Arbeitens für das physische Büro begeistern kann.

Frau Maurer-Schlangen, Sie sind ursprünglich Architektin. Was hat Sie bewogen, heute Organisationen in Change-Prozessen zu begleiten und wo liegen dabei Ihre Schwerpunkte?

Ich habe angefangen als Architektin zu arbeiten und gemerkt, dass es letztendlich immer um den Menschen geht. Dieser menschenzentrierte Ansatz bedeutet, dass ich besser verstehen kann, wie Gruppen, Teams und Organisationen insgesamt funktionieren.

Die Schwerpunkte liegen darin, in Unternehmen einen Prozess zu gestalten, wenn sich ihre Arbeitsweisen verändern. Zum Beispiel haben in der pandemischen Zeit vielerorts mobile Arbeitsmodelle Einzug gehalten. Damit haben sich die Aufgaben des physischen Umfelds und auch das Zusammenspiel zwischen virtueller, analoger und hybrider Zusammenarbeit verändert. An dem Punkt setzen wir an: Wir schauen uns die Prozesse genau an, sodass alle Investitionen sinnvoll und vor allem zukunftsweisend getätigt werden.

Wie hat die Raumgestaltung Einfluss auf Produktivität und Kreativität der Mitarbeitenden?

Das kann man sich vorstellen wie eine gute Küche. Im Idealfall habe ich eine Küche, die supergut ausgestattet ist: Jedes Gerät ist an der richtigen Stelle und die Abläufe funktionieren hervorragend, weil alles sinnvoll aufgeteilt ist. Das Messer ist beispielsweise immer an derselben Stelle in der Schublade, wenn ich es brauche.

Genauso verhält es sich im Büro: Gute Orientierung ist die Basis für funktionierende Abläufe. Die Aufteilung der Flächen sollte entsprechend der Arbeitsprozesse gestaltet sein. Alles, was laut ist, wie zum Beispiel Kollaborationsflächen, sollten getrennt sein von Arbeiten, die Rückzug erfordern.

Wie funktionieren Bürokonzepte überhaupt noch in Zeiten der hybriden Arbeitsmodelle?

Nehmen wir die aktuelle Situation: Man entscheidet sich für ein mobiles Arbeitskonzept – 60/40 ist eine bekannte Quote. Warum kommen dann Mitarbeitende überhaupt noch ins Büro? Welche Tätigkeiten erledigen sie dort? Und was macht man im Homeoffice? Und am Ende: Wer entscheidet das überhaupt? Dafür muss es eine gute Antwort geben, sodass Wohlfühlen und Produktivität in einem guten Gleichgewicht bleiben. Eine präzise unternehmensspezifische Antwort darauf, warum ich für meinen Job, für mein Team, heute ins Büro komme und morgen im Homeoffice arbeite, ist erfolgsrelevant für die Umsetzung hybrider Arbeitsstrukturen.

Wir sind davon überzeugt, die Zukunft ist hybrid und je digitaler unser Arbeitsumfeld wird, desto wichtiger wird das physische Büro. Es geht darum, sinnvolle und richtige Unterstützung des physischen Arbeitsumfelds zum Gesamtkontext des Unternehmens zu geben. Ist es nur die Replikation dessen, was im Homeoffice möglich ist, gibt es tatsächlich keine Gründe mehr, ins Büro zu kommen.

Wir wissen aus Studien, es geht vor allem um Austausch und Zusammenarbeit. Für eine gute Bindung mit dem Arbeitgeber (Employer Branding) braucht es die Bestätigung: In dem Laden bin ich richtig aufgehoben. Das ist mein Team. Wenn sich diese Bestätigung nicht einstellt, weil die anderen an dem Tag nicht da sind oder alle im Einzelbüro sitzen, kann ich auch zu Hause bleiben. Demotivation und Wechselbereitschaft sind die Folgen. Dann könnte es auch passieren, dass ich eine 60/40 Regelung nicht mehr für richtig erachte, sondern lieber gleich 100 % mobil arbeiten möchte. Also lautet die wichtigste Frage: Warum kommen die Mitarbeitenden zukünftig ins Büro? Was muss ich als Arbeitgeber dort anbieten für Wohlbefinden und Produktivität, damit sich der Weg lohnt?

Wie können Prozesse in Unternehmen durch optimale Raumkonzepte unterstützt werden?

Ich war gerade kürzlich bei einem Kunden. Die sitzen in einem großartigen Gebäude, mitten in Frankfurt mit Skyline-Blick. Aufzug, Parkplätze, Müsli, Kaffee, Wasser, alles ist da. Trotzdem funktioniert es nicht gut. Es gibt zwar für alles ein Angebot, aber nicht an der richtigen Stelle und nicht im richtigen Maß. Das Konzept spiegelt nicht die Prozesse dieses Unternehmens.

Deswegen zurück zu Ihrer Eingangsfrage. Warum ist es nicht nur wichtig, Architektin zu sein, sondern auch ein Organisationsverständnis zu haben? Weil wir erst einmal verstehen wollen und die richtigen Fragen stellen müssen. Wie arbeiten Sie eigentlich? Was ist das Spezifische Ihrer Arbeit? Wie werden Sie wirksam und erfolgreich? Wenn das beantwortet ist, können wir das in den Raum übersetzen. Aber eben nur dann.

Stellen Sie sich vor, ich komme morgens dort an, wo es Kaffee und Wasser gibt. Da treffen sich auch gleich die anderen Mitarbeitenden. Da weiß jeder sofort, wer da ist. Es findet ein erstes Socializing statt, ein erstes Verankern mit der Kultur im Unternehmen.

Das ist die beste Voraussetzung, um dann auch einen guten Tag zu haben. Wenn aber die Theke irgendwo am Ende, mitten auf der Fläche ist, dann fühlen sich alle gestört und es findet genau das nicht statt. Es braucht daher eine genaue Sortierung und gute Anordnung der einzelnen Nutzungsangebote. Wir brauchen die richtigen Antworten im physischen Büro, um die zukunftsweisenden Aufgaben, die ein Unternehmen erfüllen muss, zu bewerkstelligen.

Weiterführende Informationen finden Sie unter
www.cmmaurer.de
www.thiiirdplace.de