Ist wirklich eine neue Anwendung nötig?

Von der einfach scheinenden Lösung „Neue Software“

Bei Ablaufproblemen eine neue Software einzuführen, mag in manchen Fällen sinnvoll sein, birgt aber auch Risiken. Wann ein Softwarewechsel empfehlenswert und was dabei zu beachten ist, darum geht es in diesem Artikel.

Es gibt unterschiedliche Gründe, warum Unternehmen ihre Software wechseln wollen: Die Softwarefirma meldet Konkurs an, man hat sich mit der betreuenden IT-Firma überworfen oder die Software ist nicht mehr releasefähig. Generell sollte ein Softwarewechsel gut durchdacht sein und nicht aus einer schlechten Laune heraus (zum Beispiel Frust, weil gewisse Probleme die Arbeit mühselig machen) entschieden werden.

Oberstes Gebot: Gründlich prüfen

Der erste empfehlenswerte Schritt besteht in einer gründlichen Prüfung: Was genau läuft im aktuellen Prozess nicht rund, wo entstehen Probleme und welche Aspekte müssten für einen reibungslosen Ablauf welche Anforderungen genau erfüllen? Oftmals hilft es, eine Ebene tiefer zu gehen und die Details genau zu betrachten. Denn der Aufwand, den eine Systemumstellung mit sich bringt, ist mitunter schwer abzuschätzen und sollte daher so gut als möglich abgewogen und vorbereitet werden. Viele Systemhäuser schätzen Zeit und Kosten einer Anwendungsumstellung nicht richtig ein, wodurch nicht selten ein Kostenzuwachs von 50 bis 100 Prozent entsteht.

Da manche Unternehmensdaten wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege und Bilanzen bis zu zehn Jahre archiviert werden müssen, empfiehlt sich prinzipiell, sich von Anfang an für eine releasefähige Software zu entscheiden. Sonst können Daten zwar konserviert aber nicht mehr ausgelesen werden.

Steht der Wunsch nach einem neuen System im Raum, sollten mindestens zwei Meinungen von unabhängigen Systemhäusern eingeholt werden. Vielleicht kann die bereits verwendete Software die Anforderungen nur scheinbar nicht erfüllen – und bei näherem Hinsehen eben doch. Oftmals gibt es hier Verständigungsschwierigkeiten zwischen den IT-Spezialisten und der Verwaltung. Um Missverständnissen dieser Art vorzubeugen, hilft eine vermittelnde Partei, welche die Bedürfnisse beider Seiten kennt, sozusagen ein Schnittstellenübersetzer.

Augen auf bei der IT-Partnerwahl

Ist die Entscheidung für einen Anwendungswechsel gefallen, stehen eine detaillierte Spezifikation und die Implementierung an – hier empfiehlt sich eine neutrale Projektleitung, um die IT-Implementierung auf Passung zu den Anforderungen zu überwachen. Die konkrete Systemumstellung nimmt mindestens zwei bis vier Tage in Anspruch, an denen der normale Betrieb stillsteht. Je nach den unerwartet auftretenden Komplikationen, von denen es erfahrungsgemäß immer ein paar gibt, kann es bis zu vier Wochen dauern, bis alle Abläufe wieder reibungslos funktionieren. In diesem Zeitraum ist mit Umsatzeinbußen zu rechnen, die eine Belastung für das Unternehmen darstellen. Nicht zuletzt deswegen sind eine gründliche Planung, aussagekräftige Tests und ein sauberes Go-live das A und O eines Anwendungswechsels.

Bild: Pressmaster