Bei Organisationsveränderungen Brandherde frühzeitig erkennen.

In laufenden Change Projekten kommt es immer wieder zu Situationen, in denen Emotionen schnell überkochen. Deshalb ist es wichtig, schon frühzeitig die Stimmung wie ein Seismograph im Unternehmen zu messen. So lassen sich frühzeitig mögliche Brandherde erkennen und Krisen vermeiden, die den positiven Verlauf einer Organisationsveränderung in Frage stellen.

Change Situationen sind immer Situationen, in denen Emotionen eine große Rolle spielen. Kommunikation wirkt darin wie ein Katalysator und kann Prozesse beschleunigen oder bremsen. Sie liefert die notwendige „Veränderungsenergie“, um aus vorhandenem Wissen, Einstellungen und Meinungen für die neuen Verhältnisse zu öffnen, zu überzeugen und zum Handeln zu bringen. Bei größeren Change Projekten können die Emotionen schnell überkochen. Deshalb ist es wichtig, die Stimmung regelmäßig im Veränderungsprozess auszuloten, frühzeitig die Kommunikation unter den unterschiedlichen Akteuren zu fördern und Plattformern für einen Austausch zu schaffen. Doch wie kann so ein Stimmungsbarometer ausschauen?

Eine Schlüsselfunktion hat hier die Kommunikation unter der Projektbeteiligten, denn oft ist es so, dass Mitarbeiter schon sehr früh spüren, dass etwas nicht rund läuft im Prozess, sich aber nicht trauen, dies offen zu kommunizieren. Leider wird dann die Situation so lange verschleppt bis das Projekt festsitzt und sich nichts mehr bewegt. So ist es nicht verwunderlich, dass zwei von drei Change Projekten in der Praxis scheitern. Eine Studie aus dem Jahr 2010 kam zu dem Schluss, dass die Erfolgsrate von Change Projekten auf erstaunliche 79 Prozent steigt, wenn die Mitarbeiter von den notwendigen Veränderungen überzeugt sind, sich als Teil davon verstehen und dies auch so kommunizieren. Damit das Projekt rund läuft, sollten gewisse Parameter in der Kommunikation erfüllt werden, damit das Steuerungsteam frühzeitig Fehlentwicklungen erkennen und rechtzeitig gegensteuern kann.

Grundsätzlich ist die Aufgabe der Change Kommunikation über die Absichten und Wirkungen der geplanten Veränderung zu informieren und die Bereitschaft, die Fähigkeit und den Willen zur Veränderung bei allen Beteiligten zu vermitteln, um den Change Prozess effektiv ablaufen zu lassen. Change Kommunikation hat daher immer einen Wissens- und einen Verhaltensaspekt und sollte von Anfang bis Ende begleiten und unterstützen.

Kommunikation im Corporate Change bedeutet auch Fragen zu beantworten, die häufig gar nicht offen gestellt werden. Durch einen aktiven Dialog und regen Informationsfluss unter den Beteiligten lassen sich viele Fragen klären. Hilfreich dabei sind kurze und strukturierte Workshops, bei denen Mitarbeiter sich zu folgenden Fragen offen äußern können: Wie gut fühle ich mich über den Projektstatus informiert? Inwieweit fühle ich mich in den Prozess integriert und wie kann ich meine Anregungen und Ideen einbringen? Bekomme ich die notwendige Unterstützung um meine Aufgaben im Veränderungsprozess zu erfüllen und die definierten Ziele zu erreichen?

Parallel hierzu eignet sich auch eine Online Erhebung, die monatlich die Stimmung ohne Zeitaufwand mittels Befragungen im Unternehmen ermittelt. Hier reichen fünf bis sechs Fragen um regelmäßig zu messen, wie gut Dialog und Informationsfluss wahrgenommen werden und ob alle Projektbeteiligten sich weiterhin mit dem Veränderungsprozess identifizieren können. Die daraus resultierenden Ergebnisse können so in den Stimmungsbarometer einfließen, so dass frühzeitig Schwankungen beziehungsweise Spannungen nach oben oder unten erkannt werden. Die Schlüsselrolle der Kommunikation und des Dialogs wird in diesem Spannungsfeld typisch menschlicher Reaktionen offenbar. Es muss also beides gelingen: neue Perspektiven spannungsreich aufzuzeigen, Impulse zur persönlichen Aktivität und Beteiligung zu setzen sowie Sicherheit durch Wissen und Information, aber auch emotionale Verankerung zu vermitteln und herzustellen. Evaluation setzt daher bereits bei der Zieldefinition der Veränderungsprozesse an und sollte als Mechanismus auf allen Ebenen regelmäßig eingesetzt werden.