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Autor: Florian Weiß

Die Kunst der erfolgreichen Change-Kommunikation

Kommunikation als Steuerungsinstrument im Change-Prozess

Kommunikation im organisationalen Wandel ist weit mehr als das bloße Austauschen von Informationen. In Change-Prozessen wird sie zum zentralen Steuerungsinstrument: Sie gibt Orientierung, schafft Vertrauen und trägt entscheidend dazu bei, dass Veränderung tatsächlich gelebt wird.

Nach Doppler und Lauterburg gilt Kommunikation im Change-Management als „unverzichtbares Steuerungsinstrument“ und als wesentliches Element, um Identifikation, Motivation und eine positive Unternehmenskultur zu fördern. Eine gute Kommunikationsstrategie ist daher keine begleitende Maßnahme, sondern ein wesentlicher Erfolgsfaktor jedes Veränderungsvorhabens.

Wenn Kommunikation scheitert – Risiken für den Change-Erfolg

Fehlkommunikation oder mangelnde Abstimmung können fatale Folgen haben. Wird Kommunikation im Change-Prozess vernachlässigt, kann dies zu einer ganzen Reihe von Problemen führen, etwa:

  • Verlust der Glaubwürdigkeit von Führung und Projektleitung
  • Widerstände und Resignation im Team
  • Sinkende Motivation und Produktivität
  • Erhöhte Fluktuation
  • Erneuter Projektstart mit deutlich höheren Kosten
  • Verzögerung bei der Erreichung strategischer Unternehmensziele

Diese Risiken verdeutlichen: Kommunikation im Change ist keine Nebensache. Sie ist essenziell für den Erfolg

Was erfolgreiche Change-Kommunikation ausmacht

Der österreichische Verhaltensforscher Konrad Lorenz brachte es mit einem Satz auf den Punkt:

Gedacht heißt nicht immer gesagt, gesagt heißt nicht immer richtig gehört, gehört heißt nicht immer richtig verstanden, verstanden heißt nicht immer einverstanden, einverstanden heißt nicht immer angewendet, angewendet heißt noch lange nicht beibehalten.

Dieses Zitat beschreibt die gesamte Komplexität von Kommunikation, insbesondere in Veränderungsprozessen. Es zeigt, dass echte Verständigung viele Stufen umfasst:

  • Informationen müssen zielgruppengerecht formuliert werden.
  • Empfänger sollen sie wahrnehmen, verstehen und annehmen.
  • Inhalte müssen in die Praxis umgesetzt und dauerhaft integriert werden.

Erst wenn all diese Schritte gelingen, entfaltet Kommunikation ihre volle Wirkung und unterstützt den Change-Prozess nachhaltig.

Kommunikation im Change braucht Struktur und Flexibilität

Kommunikation im Wandel ist kein Zufallsprodukt, sondern ein geplanter Prozess. Ein Kommunikationsplan ist daher unerlässlich, sobald die zentralen Eckpfeiler des Projekts (Ziele, Meilensteine, Zeitrahmen, Stakeholder) feststehen.

Ein durchdachter Plan definiert:

  • Kommunikationsziele
  • Zeitliche Abfolge und Verantwortlichkeiten
  • Zielgruppen und Ansprechpartner
  • Inhalte und Botschaften
  • Formate und Kanäle

Doch so wichtig Planung ist, Change-Prozesse verlaufen selten linear. Emotionen, Unsicherheiten und unvorhergesehene Ereignisse gehören dazu. Erfolgreiche Change-Kommunikation zeichnet sich deshalb dadurch aus, dass sie sowohl strukturiert als auch anpassungsfähig ist. Sie braucht Klarheit und Haltung,  aber auch Empathie und situatives Gespür.

Widerstand als Chance begreifen

Widerstand in Veränderungsprozessen wird häufig als Störung wahrgenommen , dabei ist er ein wertvolles Signal. Doppler und Lauterburg schreiben:

Widerstand ist immer ein Signal. Es zeigt an, wo Energie blockiert ist. Mit anderen Worten: Widerstand zeigt an, wo Energien freigesetzt werden können.

Widerstand weist also auf Spannungen hin, die genutzt werden können, um neue Perspektiven zu entwickeln und Beteiligung zu fördern. Entscheidend ist, wie kommuniziert wird:

  • Welche Emotionen und Fragen bewegen die betroffenen Personen?
  • Welche Kommunikationswege sind für sie zugänglich und glaubwürdig?
  • Wie viel Vertraulichkeit und persönliche Ansprache sind angemessen?
  • Welche internen Gremien oder Führungsebenen sollten einbezogen werden?

Empathische, offene und situationsgerechte Kommunikation kann Widerstand in Energie verwandeln und damit zum Motor des Wandels werden.

Fazit: Kommunikation ist der Schlüssel zum Change-Erfolg

Die Kunst der Kommunikation wird in Change-Projekten noch immer unterschätzt. Allzu oft liegt der Fokus ausschließlich auf Prozessen, Zahlen und Strukturen, während die menschliche Dimension vernachlässigt wird. Doch nachhaltige Veränderung gelingt nur, wenn harte und weiche Faktoren in Balance sind. Strategien, Prozesse und Ziele lassen sich nur mit motivierten, informierten und emotional eingebundenen Mitarbeitenden verwirklichen.

Kommunikation ist dabei kein Beiwerk, sie ist der entscheidende Hebel für erfolgreichen Wandel.

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Bild von JRE zur Kolumne Aus dem Leben eines Beraters zum Beitrag Standortanalyse und Change Story

„Aber Frau Reckow, ich liebe Papier…“

Manchmal reicht eine einfache Frage, um einen Prozess dauerhaft zu verändern.
Ich sitze in einem virtuellen Meeting zur Prozesserarbeitung im Teilprozess Auftragssteuerung. Der Leiter Technik erklärt ruhig und strukturiert, wie der Ablauf aktuell funktioniert.
Am Ende der Inbetriebnahme dokumentiert er den Abschluss schriftlich und gibt den Zettel an die Rechnungsstelle weiter. Wo genau er das dokumentiert? In seiner Akte. Das zeigt er uns direkt in die Kamera: ordentlich, vollständig, handschriftlich geführt.

Eine einfache Frage mit Wirkung

Ich lege den Kopf schief und frage:

„Und woher weiß nun der Vertriebsinnendienst, dass der Vorgang abgeschlossen ist?“

Er stutzt kurz, lacht dann und hebt erneut die Akte:

„Aber Frau Reckow, ich liebe Papier.“

Es ist ein ehrlicher, sympathischer Moment. Einer, der zeigt, wie sehr wir uns an Vertrautes gewöhnen. Und wie wenig wir manchmal hinterfragen, ob es noch passt.
Er denkt nach, dann sagt er:

„Okay, Ihre Botschaft ist angekommen. Es wäre wahrscheinlich sinnvoll, wenn ich die Information gleich im System buche.“

Der Prozess hat sich verändert

Mehr war nicht nötig. Keine Schulung, kein langer Workshop.
Nur ein kurzer Moment, eine Frage, ein Lächeln.
Was ist dadurch passiert?

  • Der Prozess wurde angepasst
  • Die Schnittstelle zum Vertriebsinnendienst wurde geschlossen
  • Zeit wurde eingespart
  • Und Akzeptanz für die Veränderung war da

Eine kleine Veränderung, die im Alltag Wirkung entfaltet. Oft genügt ein Gespräch auf Augenhöhe. Eine kluge Nachfrage. Ein Impuls zur richtigen Zeit. Veränderung beginnt dort, wo Menschen offen sind, Gewohntes zu hinterfragen.

 Ihre Jennifer Reckow
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Über diese Kolumne
In unserer Reihe „Aus dem Leben eines Beraters“ geben unsere Beratenden persönliche Einblicke in ihren Arbeitsalltag. Sie schildern konkrete Situationen, Herausforderungen und Erfahrungen aus Projekten und zeigen, wie sie diese im Sinne unserer Kunden gemeistert haben.

👉 Zum Beraterprofil von Jennifer Reckow

Podcast ZEQ x processline – Transformationskompass

Wie gelingt es, große Veränderungsprojekte in Krankenhäusern erfolgreich umzusetzen? Und dabei sowohl die Qualität der Patientenversorgung als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu stärken? Darüber sprechen wir in unserem neuen Podcast mit unseren Partnern von ZEQ:

 

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Mehr Informationen

ZEQ ist eine führende Unternehmensberatung für Krankenhäuser, Psychiatrien und Rehakliniken. Über 600 Kliniken vertrauen bereits auf ihre Expertise. In der neuen gemeinsamen Podcastfolge von ZEQ und processline diskutieren Max Korff und Holger Lehmann, was erfolgreiche Telemedizinprojekte ausmacht: klare Ziele, strategische Einbettung, durchdachte Prozesse, passende IT‑Partner sowie konsequentes Change Management.

In unserer Partnerschaft kombinieren wir unsere Kompetenzen, um Gesundheitseinrichtungen ganzheitlich zu beraten. Dabei profitieren die Vorhaben sowohl von der Branchenkompetenz von ZEQ als auch von unserer Erfahrung in der Planung und aktiven Begleitung organisationaler Veränderungsprozesse.

Das Ergebnis: Ganzheitliche Lösungen, die wirken – praxisnah, umsetzbar und nachhaltig.
Im Podcast geben wir exklusive Einblicke hinter die Kulissen unserer Zusammenarbeit und geben Entscheidern handfeste Unterstützung für ihre Transformationsprojekte an die Hand!


Laden Sie Ihren Leitfaden für den erfolgreichen Transformationsstart im Krankenhaus herunter

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So nutzen Sie den Fragenkatalog

Vor dem Kick-off:
Teil A – Strategische Einordnung (Rolle in der Versorgungsregion, KHVVG-Auswirkungen, Governance, Kommunikation, Förderung).

In der 1. Lenkungskreis-Sitzung:
Teil B – 20 Leitfragen für Ziele, Entscheidungsmechanik, Reporting, Ressourcen.

Ergebnis:
Gemeinsames Verständnis, klare Leitplanken, dokumentierte Entscheidungen – das Vorhaben nimmt Fahrt auf.

    Entwicklungsstufen von Unternehmen: auf welcher Stufe steht Ihre Organisation?

    Unternehmen stehen heute vor der großen Herausforderung, dauerhaft anpassungsfähig und leistungsfähig zu bleiben. Märkte, Technologien und Kundenerwartungen verändern sich rasant  und wer als Organisation Schritt halten will, muss sich kontinuierlich weiterentwickeln. Doch was bedeutet das konkret? Und wie lässt sich erkennen, wo ein Unternehmen aktuell steht?

    Unternehmensentwicklung ist mehr als Strukturveränderung

    Viele Veränderungsinitiativen konzentrieren sich auf neue Strukturen, Prozesse oder IT-Systeme. Doch solche Maßnahmen allein führen selten zu echter Transformation. Wer sein Unternehmen wirklich weiterentwickeln möchte, muss tiefer ansetzen: bei den Denk- und Handlungsmustern der Organisation, bei ihrer Kultur und letztlich bei der Frage, wie Entscheidungen getroffen und Verantwortung wahrgenommen wird.

    Organisationsentwicklung ist daher eine ganzheitliche Entwicklungsaufgabe. Sie verlangt ein Verständnis dafür, auf welcher Entwicklungsstufe sich das Unternehmen gerade befindet und welche Schritte notwendig sind, um die nächste Stufe zu erreichen.

    Dynamik statt Hierarchie: Warum Wandel heute unverzichtbar ist

    Traditionell waren viele Unternehmen funktional und hierarchisch organisiert. Diese Strukturen boten Stabilität und klare Zuständigkeiten, doch sie stoßen in einer zunehmend komplexen Welt an ihre Grenzen.

    Heute zählt vor allem die Fähigkeit, schnell, vernetzt und eigenverantwortlich zu handeln. Unternehmen, die das ermöglichen, sind innovativer, agiler und resilienter gegenüber Veränderungen im Markt.

    Führungskräfte stehen damit vor einer neuen Aufgabe: Sie müssen nicht nur Veränderungen anstoßen, sondern Rahmenbedingungen schaffen, in denen Weiterentwicklung auf allen Ebenen möglich wird. Das erfordert Orientierung, Mut und ein tiefes Verständnis organisationaler Dynamiken.

    Das Graves Value System als Kompass für Entwicklung

    Eine hilfreiche Orientierung bietet das sogenannte Graves Value System, das auf der Entwicklungstheorie von Prof. Clare W. Graves basiert. Es beschreibt, wie sich Menschen, Organisationen und sogar ganze Gesellschaften in verschiedenen Entwicklungsstufen bewegen und welche Werte, Strukturen und Verhaltensweisen jeweils dominieren.

    Diese Theorie bildet auch eine wichtige Grundlage unserer Beratungsarbeit:

    Wir gestalten Veränderungsprozesse immer so, dass sie zur aktuellen Entwicklungsstufe des Unternehmens passen, in Tempo, Kommunikationsstil und Methodik. Nur dann kann Transformation nachhaltig wirken.

    Vier zentrale Entwicklungsstufen von Unternehmen

    In der heutigen Unternehmenswelt lassen sich vier Entwicklungsstufen besonders deutlich beobachten:

    • Hierarchische Organisation
      Entscheidungen werden zentral getroffen. Strukturen sind klar, Abläufe geregelt. Stabilität steht im Vordergrund.
    • Funktionale Organisation
      Arbeitsteilung und Effizienz prägen die Organisation. Verantwortung ist nach Funktionen gegliedert, was Spezialisierung ermöglich,  aber oft zu Silodenken führt.
    • Prozessorientierte Organisation
      Der Fokus liegt auf durchgängigen Prozessen und Kundennutzen. Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg gewinnt an Bedeutung.
    • Evolutionäre Organisation
      Entscheidungen werden gemeinschaftlich getroffen, auf Basis klarer Prinzipien. Selbstorganisation, Sinnorientierung und Lernfähigkeit prägen die Kultur.

    Jede Stufe baut auf der vorherigen auf und kann nicht übersprungen werden. Auch ein Schritt zurück ist möglich. Elemente früherer Stufen verschwinden nicht, sondern erscheinen in veränderter Form in der nächsten Entwicklungsphase wieder.

    Kultur, Sinn und Ziele als Entwicklungsindikatoren

    Ob ein Unternehmen in seiner Entwicklung weiterkommt, hängt nicht nur von Strukturen ab.

    Auch Sinn, Ziele und Zweck spielen eine entscheidende Rolle. Warum existiert die Organisation? Wofür engagieren sich die Menschen, die in ihr arbeiten? Mögliche Zielrichtungen können sein:

    • Arbeitsplätze sichern
    • Gewinn maximieren
    • Innovation fördern
    • Gerechtigkeit und Fairness herstellen

    Solche Fragen helfen, den eigenen Entwicklungsstand besser einzuordnen und die nächsten Schritte gezielt anzugehen.

    Auf dem Weg zur nächsten Entwicklungsstufe

    Wenn Sie herausfinden möchten, auf welcher Stufe sich Ihr Unternehmen aktuell befindet oder warum ein Veränderungsprozess nicht den gewünschten Erfolg gebracht hat, unterstützen wir Sie gerne. Gemeinsam analysieren wir, wo Ihre Organisation steht, und entwickeln den passenden Weg zur nächsten Entwicklungsstufe, mit praxiserprobten Tools, klarer Kommunikation und einem tiefen Verständnis für die Dynamiken von Wandel.

    Fazit:

    Unternehmensentwicklung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Wer versteht, auf welcher Entwicklungsstufe er sich befindet, kann gezielt die Weichen für eine nachhaltige Zukunft stellen.

    „Sie sind der Chef, sorgen Sie mal dafür, dass…“ – Wenn informelle Probleme strukturell adressiert werden müssen

    „Sie sind der Chef, sorgen Sie mal dafür, dass …“ – ein Satz, der Verantwortung zuweist, aber selten echte Lösungen bringt.

    Die Ausgangslage: Papierberge und Prozesslücken

    In einem Krankenhaus wurde ich beauftragt, Interviews durchzuführen, um herauszufinden, wie viel papierbasierte Dokumentation im Rahmen der Behandlung noch anfällt. Ziel war es, Wege zu finden, den Papieranteil zu reduzieren. Denn Papierakten, die über Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen, verursachen nicht nur Platzbedarf, sondern auch erhebliche Kosten.

    Im Zuge der Interviews zeigte sich ein unerwartetes, aber deutlich spürbares Thema: die Arztbriefschreibung. Obwohl klar geregelt, wurden Briefe oft am eigentlichen Prozess vorbei erstellt oder nicht korrekt fertiggestellt. Die Folgen waren teils gravierend: verspätete Versendungen, mangelnde Qualität, zu lange Durchlaufzeiten.

    Zwischen Auftragsgrenze und Verantwortung

    Auf den ersten Blick fiel dieses Thema nicht in den eigentlichen Projektauftrag. Doch als systemischer Berater stelle ich mir dann die entscheidende Frage: Kann man es trotzdem ignorieren? Die Antwort lautete in diesem Fall ganz klar nein. Denn der unstrukturierte Prozess hatte direkte Auswirkungen auf das übergeordnete Ziel der Digitalisierung.

    Ich entschied mich, das Thema mit meinem Auftraggeber zu besprechen. Gemeinsam kamen wir zum Schluss, dass die Verantwortlichen eingebunden werden müssen. Nicht im Sinne eines „Fingerzeigs“, sondern als konstruktiver Schritt zur Verbesserung.

    Dialog statt Schuldzuweisung

    Gemeinsam mit dem Auftraggeber wurde die Situation schriftlich aufbereitet. Die betreffende Führungskraft erhielt die Unterlagen mit dem Vorschlag, in einem gemeinsamen Gespräch Fragen zu klären, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln und konkrete nächste Schritte zu vereinbaren.

    Vor dem Gespräch äußerte mein Auftraggeber Bedenken. Die Erfahrung mit ähnlichen Situationen war bisher frustrierend: Rückzug, Vermeidung, kaum echte Auseinandersetzung. Meine Rolle in dem Gespräch war klar. Ich sollte die Situation sachlich schildern und ein lösungsorientiertes Vorgehen vorschlagen, ohne die Verantwortung abzuschieben.

    Das Ergebnis: Konstruktive Klarheit statt Konfrontation

    Entgegen der Erwartung verlief das Gespräch in einer angenehmen, offenen Atmosphäre. Die Führungskraft zeigte sich ansprechbar, nachvollziehbar interessiert und stimmte dem skizzierten Vorgehen zu. Mein Auftraggeber war sichtlich überrascht. Bisher war so ein Ergebnis intern kaum vorstellbar gewesen.
    Es zeigte sich erneut, wie wichtig eine gute Vorbereitung, ein klarer Rahmen und ein dialogorientierter Ansatz sind. Statt „Sie sind der Chef, sorgen Sie mal dafür, dass …“ wurde Verantwortung konstruktiv übernommen.

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    Über diese Kolumne
    In unserer Reihe „Aus dem Leben eines Beraters“ geben unsere Beratenden persönliche Einblicke in ihren Arbeitsalltag. Sie schildern konkrete Situationen, Herausforderungen und Erfahrungen aus Projekten – und zeigen, wie sie diese im Sinne unserer Kunden gemeistert haben.

    👉 Zum Beraterprofil von Thomas Ziemer

    Veränderung gestalten: Jennifer Reckow im TransformationsTheater-Podcast

    Veränderung gestalten: Jennifer Reckow im TransformationsTheater-Podcast

    Einblicke in erfolgreiche Change-Prozesse, digitale Transformation und die Rolle von Beratung

     

    Veränderungsprozesse sind heute mehr denn je ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen. Im TransformationsTheater-Podcast spricht unsere Geschäftsführerin Jennifer Reckow mit den Hosts Niklas Rakowski, Thomas Bachmann und Marcus Berghaus über Chancen, Herausforderungen und notwendige Kompetenzen im Wandel, von interner Politik über Beratungsstrategien bis hin zur Nutzung von Künstlicher Intelligenz.

     

    Warum Veränderung unvermeidbar ist

    Transformation ist kein Nice-to-have, sondern Voraussetzung, um im Wettbewerb zu bestehen. Veränderung ist notwendig für Wachstum und oft der einzige Weg, um neue Potenziale zu erschließen. Doch warum scheitern viele Projekte trotzdem?

     

    Im Podcast erklärt die Change-Expertin, weshalb unklare Ziele, fehlende strategische Ausrichtung und falsche Architektur häufig Stolpersteine sind. Dabei zeigt sie auf, wie wichtig es ist, Unternehmen ganzheitlich zu betrachten und frühzeitig die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen.

     

    Die Rolle von Beratung: Außenblick mit Wirkung

    Erfolgreiche Transformation braucht Expertise, intern wie extern. Jennifer Reckow teilt dazu authentische Einblicke aus ihrer Arbeit als Beraterin und erklärt, warum externe Berater durch frische Perspektiven und Neutralität wertvolle Impulse liefern. Gleichzeitig ist Gelassenheit und innere Sicherheit essenziell, um Organisationen sicher durch Veränderungsprozesse zu begleiten. Besonders spannend: Die interne Politik wird häufig unterschätzt. Sie kann Veränderungsinitiativen ausbremsen oder sie vorantreiben. Hier zeigt sich, wie wichtig soziale Verantwortung, gemeinsame Werte und Vertrauen sind.

     

    Digitale Transformation & KI: Neue Wege, neue Verantwortung

    Ein weiterer Schwerpunkt der Episode liegt auf der Frage, wie sich Organisationen im Zuge der Digitalisierung und dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz neu ausrichten müssen. Sie unterstreicht, dass bereits kurzfristig Veränderungen durch KI möglich sind. Dafür braucht es jedoch strategische Anpassungen, Verantwortungsbewusstsein im Management und Mut, neue Wege zu gehen. 

    Was erfolgreiche Transformation ausmacht

    Die Podcast-Folge bietet zahlreiche Takeaways rund um Change Management, Leadership und Organisationsentwicklung. Einige wichtige Erkenntnisse:

     

    • Veränderung ist notwendig, um langfristig zu bestehen.
    • Klare Ziele und eine stimmige Transformationsarchitektur sind entscheidend.
    • Führungskräfte tragen Verantwortung – für Strategie, Menschen und Kultur.
    • Externe Beratung bringt Struktur und neue Perspektiven.
    • Ganzheitliche Sichtweisen ermöglichen nachhaltige Veränderung.
    • Politische und organisatorische Rahmenbedingungen müssen mitwachsen.
    • Fehler dürfen passieren – ohne Mut kein Lernen.

     

    Fazit: Zuhören lohnt sich

    Wer wissen möchte, wie Unternehmen den Wandel aktiv gestalten können, welche Rolle KI und Digitalisierung spielen und worauf es im Change Management wirklich ankommt, sollte diese Episode nicht verpassen.

     

    Jetzt reinhören (Zur Episode im TransformationsTheater Podcast) und Inspiration für die eigene Transformation mitnehmen!

     

    Haben Sie Fragen zur Episode oder möchten Impulse für Ihren Veränderungsprozess? Wir freuen uns auf den Austausch!

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