„Aber Frau Reckow, ich liebe Papier…“

Manchmal reicht eine einfache Frage, um einen Prozess dauerhaft zu verändern.
Ich sitze in einem virtuellen Meeting zur Prozesserarbeitung im Teilprozess Auftragssteuerung. Der Leiter Technik erklärt ruhig und strukturiert, wie der Ablauf aktuell funktioniert.
Am Ende der Inbetriebnahme dokumentiert er den Abschluss schriftlich und gibt den Zettel an die Rechnungsstelle weiter. Wo genau er das dokumentiert? In seiner Akte. Das zeigt er uns direkt in die Kamera: ordentlich, vollständig, handschriftlich geführt.

Eine einfache Frage mit Wirkung

Ich lege den Kopf schief und frage:

„Und woher weiß nun der Vertriebsinnendienst, dass der Vorgang abgeschlossen ist?“

Er stutzt kurz, lacht dann und hebt erneut die Akte:

„Aber Frau Reckow, ich liebe Papier.“

Es ist ein ehrlicher, sympathischer Moment. Einer, der zeigt, wie sehr wir uns an Vertrautes gewöhnen. Und wie wenig wir manchmal hinterfragen, ob es noch passt.
Er denkt nach, dann sagt er:

„Okay, Ihre Botschaft ist angekommen. Es wäre wahrscheinlich sinnvoll, wenn ich die Information gleich im System buche.“

Der Prozess hat sich verändert

Mehr war nicht nötig. Keine Schulung, kein langer Workshop.
Nur ein kurzer Moment, eine Frage, ein Lächeln.
Was ist dadurch passiert?

• Der Prozess wurde angepasst
• Die Schnittstelle zum Vertriebsinnendienst wurde geschlossen
• Zeit wurde eingespart
• Und Akzeptanz für die Veränderung war da

Eine kleine Veränderung, die im Alltag Wirkung entfaltet. Oft genügt ein Gespräch auf Augenhöhe. Eine kluge Nachfrage. Ein Impuls zur richtigen Zeit. Veränderung beginnt dort, wo Menschen offen sind, Gewohntes zu hinterfragen.

 Ihre Jennifer Reckow
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Über diese Kolumne
In unserer Reihe „Aus dem Leben eines Beraters“ geben unsere Beratenden persönliche Einblicke in ihren Arbeitsalltag. Sie schildern konkrete Situationen, Herausforderungen und Erfahrungen aus Projekten und zeigen, wie sie diese im Sinne unserer Kunden gemeistert haben.

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