Chance oder Risiko: die neuen Entgelttransparenz-Regeln zwingen Unternehmen zum Handeln

Entgelttransparenz erfordert Vergleichbarkeit. Sind Ihre organisationalen Strukturen darauf vorbereitet? Sie benötigen in Ihrer Organisation Transparenz in den Aufgaben, der Verantwortungsverteilung sowie den dafür notwendigen Kompetenzen. Sollten Sie diese Frage mit nein beantwortet haben, dann sind Sie zum Handeln gezwungen. Nutzen Sie die Entgelttransparenzregelung sowie -gesetzgebung als Chance: Räumen Sie Ihre Strukturen auf.

Die Diskussion um faire Vergütung ist nicht neu, aber die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970/EU) bringt eine neue Dynamik in das Thema.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet die deutsche Politik dazu, die neuen Vorgaben bis spätestens 7. Juni 2026 in nationales Recht zu übertragen. Diese Frist richtet sich eindeutig an den deutschen Gesetzgeber: Die Bundesregierung und der Bundestag müssen das bestehende Entgelttransparenzgesetz überarbeiten oder neugestalten, sodass alle Anforderungen der Richtlinie rechtsverbindlich im deutschen Recht verankert sind. Erst wenn diese Umsetzung erfolgt ist, greifen die neuen Verpflichtungen für Unternehmen.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Ab dem Zeitpunkt, an dem Deutschland die Richtlinie in Gesetzesform gegossen hat, wird Transparenz zur Pflicht. Unternehmen müssen dann die erweiterten Auskunftsrechte, die Offenlegung objektiver Entgeltkriterien, die verpflichtenden Berichte für größere Arbeitgeber sowie die neuen Vorgaben zu Stellenausschreibungen und Bewerbungsverfahren erfüllen. Sie können sich also nicht auf die EU-Frist selbst berufen, sondern müssen handeln, sobald das überarbeitete deutsche Gesetz in Kraft tritt.

Jedem sollte an dieser Stelle bewusst sein, dass eine strukturelle Veränderung nicht über Nacht realisierbar ist, sondern seine Zeit braucht. Somit sollten Sie nicht warten, bis sich der Gesetzgeber konkret entschieden hat, sondern bereits heute alles darauf vorbereiten, den Grundgedanken dieser Regelungen zu erfüllen. Und das bedeutet Vergleichbarkeit im Entgelt.

Was Unternehmen konkret erwartet

• Gehaltsoffenlegung im Recruiting: Einstiegsgehalt oder Gehaltsspanne müssen in Stellenanzeigen oder vor dem ersten Gespräch genannt werden. Fragen nach dem bisherigen Gehalt sind verboten.
• Auskunftsanspruch für Beschäftigte: Alle Mitarbeitenden können Vergütungskriterien und Durchschnittsgehälter vergleichbarer Positionen einsehen.
• Berichtspflichten ab 100 Mitarbeitenden: Regelmäßige Entgeltberichte inklusive Gender Pay Gap und Gleichstellungsmaßnahmen; Abweichungen über 5 Prozent erfordern Korrekturmaßnahmen.
• Beweislastumkehr bei Streitfällen: Das Unternehmen muss sachliche Rechtfertigungen vorlegen.
• Sanktionen: Bußgelder, Schadensersatzansprüche und Ausschluss von öffentlichen Aufträgen sind möglich.

All dies kann eine Chance zur kompletten Neuaufstellung der Organisation sein. Denn was bedeutet das im Detail: Stellen müssen vergleichbar sein. Es sollten in den Stellen die notwendigen Kompetenzen zu denen zu erfüllenden Aufgaben passen. Dazu braucht es Flexibilität, denn die Organisationen und Aufgaben verändern sich durch Automatisierung und KI gerade signifikant. Somit ist das Risiko unfassbar hoch, wenn sie die Aufgaben der Organisationsstrukturierung jetzt nicht angehen.

Und es braucht seine Zeit, denn zum einen müssen die Prozesse bis auf Ebene der Arbeitsschritte durchgängig definiert und idealerweise für ein Sollzustand auch eingeführt sein. Aus diesen Aufgaben ergeben sich die jeweiligen Prozessrollen, die dann integriert werden müssen. Und dann geht es um die Einschätzung des Gehaltsniveau für die jeweilige Stelle beziehungsweise Planstelle.

Hierzu müssen die Führungskräfte in die Veränderung integriert werden ebenso wie die Arbeitnehmervertretung und die Mitarbeitenden. Die bestehenden Strukturen müssen bewertet werden. Es braucht eine saubere Vorgehensarchitektur, um alle Anspruchsgruppen angemessen einzubinden und damit eine Akzeptanz zu finden. Jeder, der schon mal Betriebsrats-Verhandlung mitgemacht hat weiß, das kann dauern. Dies gilt auch für tarifgebundene Unternehmen, denn in vielen der Tarifverträge sind die Gehaltsspannen in den einzelnen Gehaltsstufen größer als 5%.

Warum das mehr ist als Compliance

Transparenz funktioniert nur, wenn die interne Struktur stimmt. Drei Voraussetzungen sind entscheidend:

• Vergleichbare Stellen: Rollen und Stellenprofile müssen vergleichbar und dokumentiert sein.
• Objektive Vergütungskriterien: Leistungsparameter und Bewertung müssen geschlechtsneutral und nachvollziehbar sein.
• Klare Rollen und Verantwortlichkeiten: Zuständigkeiten für Entgeltentscheidungen und Prüfprozesse müssen definiert sein.

Fehlen diese Grundlagen, entstehen Inkonsistenzen, verstärkte Rechtsrisiken und ein Reputationsproblem.

Unser Beratungsfahrplan

1. Analyse der Organisation
   Bestandsaufnahme von Stellenprofilen, Vergütungslogiken und Reportingfähigkeiten.
2. Definition eines Zielbildes
   Entwicklung eines strukturellen Zielmodells, das Transparenzanforderungen integriert.
3. Entwicklung eines Maßnahmenkatalogs
   Priorisierte Maßnahmen für Stellenklassifikation, Kriterienentwicklung und Reporting.
4. Umsetzung und Change
   Einführung, interne Kommunikation und Schulung; Implementierung der Berichtsläufe.

Mini Case Kurzbeispiel

Ein mittelständisches Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden stellte bei einer Erstprüfung inkonsistente Stellenbeschreibungen und fehlende Vergütungskriterien fest. Durch ein Projekt zur Einführung von Geschäftsprozessmanagement zur eindeutigen Aufgaben- und Verantwortungsverteilung wurden die Stellen harmonisiert und die Bewertungskriterien konnten standardisierte werden. Daraufhin war ein einfaches Reporting möglich, so dass zu große Diskrepanzen innerhalb eines Jahres auf unter 3 Prozent gesenkt werden konnten.

Nutzen für Unternehmen

• Rechtssicherheit durch proaktives Handeln.
• Attraktivität als Arbeitgeber durch sichtbare Fairness.
• Betriebliche Stabilität durch klare Strukturen und weniger Konflikte.

Sind Ihre Strukturen bereit für die neuen Regeln? Kontaktieren Sie uns für einen schnellen Check Ihrer Organisation und ein individuelles Maßnahmenpaket.