Prozesse neu denken – die wichtigste Frage wird selten gestellt

In vielen Organisationen wird noch immer vor allem gefragt: „Wer macht das?“
Doch wer sich ernsthaft mit Prozessorientierung beschäftigt, weiß:
Die entscheidendere Frage ist: Was ist zu tun und in welcher Reihenfolge?

Der Workshop: Ein Perspektivwechsel mit Aha-Effekt

Vor einigen Wochen habe ich wieder einen Workshop bei einem Kunden moderiert. Es ging um den Auftakt in eine prozessorientierte Organisation. Der Ablauf war vertraut, das Vorgehen bewährt – selbstverständlich angepasst an die Situation vor Ort. Wie fast immer stand die Entwicklung einer Prozesslandkarte im Zentrum. Es geht darum zu klären, welche Tätigkeiten tatsächlich erforderlich sind, unabhängig von Abteilungen, Funktionen oder Jobtiteln.

Die meisten Führungskräfte steigen schnell ein. Eine meiner liebsten Einstiegsregeln lautet:
„Gleiches gleichtun“ – ein Grundsatz des Geschäftsprozessmanagements, der zuverlässig den Blick weg von der Aufbauorganisation lenkt. Doch diesmal blieb ein Teilnehmer an einer Stelle hängen.

Das Missverständnis: „Das macht doch mein Team im Betrieb“

Er stolperte über den Prozess „Vertrieb“. Genauer gesagt über die Frage, wo eine technische Angebotskalkulation hingehört.

„Das machen doch meine Mitarbeiter im Betrieb. Das gehört nicht zum Vertrieb,“ meinte er.
Ein klassisches Missverständnis: Die organisatorische Zuordnung wurde mit der Prozesslogik vermischt.

Erst als wir die Zielsetzung des Geschäftsprozesses „Vertrieb“ gemeinsam betrachtet haben, löste sich der Knoten.

Die Definition lautete:
„Am Ende des Prozesses liegt ein vom Kunden unterschriebener Auftrag vor. Alle notwendigen Unterlagen sind vorhanden, die Kalkulation entspricht den Margenvorgaben und die getroffenen Zusagen sind angemessen und realisierbar.“

Wir haben den Prozess anschließend in einzelne Aufgaben zerlegt. Die konkreten Schritte zur Zielerreichung waren:

• Kundenanfrage prüfen
• Leistungsangebot erstellen
• Kalkulation durchführen
• Angebot erstellen und abgeben
• Auftrag einholen

Und plötzlich war klar:
Es geht nicht darum, wer etwas tut, sondern was in welcher Reihenfolge erledigt werden muss.

Warum dieser Perspektivwechsel so entscheidend ist

Führungskräfte, die stark in Linienlogiken denken, landen oft in einer gedanklichen Schleife:
Wer macht was und warum ist das meine Aufgabe (oder nicht)?
Doch in der Prozessorientierung geht es nicht um Zuständigkeiten, sondern um Abläufe, Kundennutzen und Effizienz.
Ein Workshop wie dieser bietet einen geschützten Raum für genau diesen Perspektivwechsel, begleitet von externer Sicht und etwas Abstand zum Tagesgeschäft.

Theorie trifft Realität: Was es wirklich braucht

Die gedankliche Schleife, in der sich mein Gesprächspartner befand, ist keine Ausnahme. Sie ist typisch, vor allem in Organisationen, die sich erstmals mit Prozessorientierung befassen.
Dort kreist vieles um die Frage: „Wer tut es?“
Zielführender ist jedoch: „Was muss getan werden, und in welcher Abfolge, damit das Ergebnis stimmt?“
Dafür braucht es:

• einen strukturierten Raum für Reflexion
• eine unabhängige Perspektive
• die passende Intervention im richtigen Moment

Lange Zeit ging es in Organisationen darum, Zuständigkeiten zu sichern, Positionen zu verteidigen und Rollen zu definieren.
Heute, in Zeiten knapper Ressourcen, rückt eine andere Frage in den Vordergrund:
Wie schaffen wir mit dem, was vorhanden ist, mehr Wirkung – nicht durch mehr Arbeit, sondern durch bessere Abläufe?

Fazit: Prozessorientierung beginnt im Kopf

Prozessorientierung ist keine Softwareentscheidung. Sie ist ein kultureller Wandel.
Wer Prozesse wirklich verstehen will, muss lernen, Abläufe vom Ergebnis her zu denken. Nicht vom Organigramm.
Der Perspektivwechsel ist möglich. Und manchmal beginnt er mit einer einfachen, aber zentralen Erkenntnis:

Nicht „Wer tut es?“ ist entscheidend – sondern „Was ist zu tun, und wann?“

 Ihre Jennifer Reckow
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Über diese Kolumne
In unserer Reihe „Aus dem Leben eines Beraters“ geben unsere Beratenden persönliche Einblicke in ihren Arbeitsalltag. Sie schildern konkrete Situationen, Herausforderungen und Erfahrungen aus Projekten und zeigen, wie sie diese im Sinne unserer Kunden gemeistert haben.

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