Frühjahrsputz bei processline.

Vor Ostern fand sich das Team erneut bei einer processline Academy zusammen. Während sich die früheren Seminare mit Methodiken auseinandersetzten, ging es dieses Mal um die “interne Infrastruktur”.

Der Frühlingsanfang wurde auch hier genutzt, um wieder für Ordnung zu sorgen. Trotz der Vereinheitlichung aller Abläufe, schleichen sich über das Jahr kleine Ungenauigkeiten und Veränderungen ein. Dokumentvorlagen werden doppelt abgelegt, Erfahrungen bringen neue Sichtweisen und Computerprogramme haben neue Funktionen. All das verursacht Veränderungen, die nicht zu vermeiden sind und alle betreffen.

Zielsetzung war es,  gemeinsam auch mit den neuen Kollegen die Vorlagen zu überarbeiten, um so ein gemeinsames Verständnis zu erreichen. Angefangen bei der  Namensgebung der Dokumente über die Planung und Durchführung von Veranstaltungen bis hin zu Prozessen und Projektmanagement wurden alle Abläufe und Vorlagen besprochen, um so zu einer  Vereinheitlichung zu gelangen. Zudem wurde die Gelegenheit genutzt, nicht mehr Aktuelles ins Archiv zu verbannen.

Das Strukturieren des Servers und der eigenen Unterlagen sollte regelmäßig geschehen. Bei processline findet zudem dieses kollektive Aufräumen einmal im Jahr statt, um alle Abläufe und Vorlagen zu diskutieren und auf den neusten Stand zu bringen. Dadurch kann sehr viel Zeit gespart oder Unklarheiten vermieden werden. Denn erfolgreiche Prozessoptimierung fängt im Kleinen an.